OnlyOffice, une solution CRM/Gestion documents et plus encore…

Depuis 2 ans que j’ai repris la présidence d’une association sportive (tennis, badminton, volley, fustal et tennis de table), je cherche une solution qui me permette d’améliorer la gestion des adhérents, suivi des cotisations, partage de documents avec l’équipe de bénévoles etc… bref un outil de travail collaboratif spécialisé pour les associations et je n’ai pas trouvé mon bonheur ! il y a toujours un ou plusieurs critères qui ne remplit pas le “cahier des charges” que je m’étais fixé. Après de nombreux test de solutions, il faut bien prendre une décision pour avancer et j’ai donc choisi, pour l’instant, d’utiliser OnlyOffice.

C’est quoi OnlyOffice ?

OnlyOffice est une solution SAAS, in ze cloud, qui intègre de nombreux modules:

• Suivi de projets (tâches, jalons, discussion, partage de documents, rapports)
• CRM (contacts, tâches, opportunités, factures, actions)
• Communauté (blog intégré, événements, signets/partage de favoris, forum, wiki, chat)
• et le module le plus important dans tout ça: Documents

Une solution SAAS, c’est payant alors ?

En bon Normand, je dirais “p’tet bin qu’oui, p’tet bin qu’non”.

Alors oui c’est payant, selon le modèle économique des solutions cloud avec un abonnement mensuel ou annuel selon le nombre d’utilisateurs. Pour une TPE, cela peut-être une solution bien intéressante…

Quant à moi, j’ai bénéficié l’année dernière d’un compte gratuit (cela s’appelait TeamLab à l’époque), pour 5 utilisateurs avec 2 Go d’espace. Une offre réservée pour une utilisation non commerciale.

Mais la cerise sur le bateau gâteau c’est qu’il est tout à fait possible d’héberger soir même cette solution (open-source sous licence GNU Affero v.3). C’est d’ailleurs comme cela que je l’ai découverte au début. Adepte de l’auto-hébergement, il fallait que je teste… et j’ai testé… et je n’ai pas été convaincu à l’époque. En effet, la solution reposait sur des serveurs sous WINDOWS et n’était pas aussi bien intégrée que la version SAAS, en particulier le module Documents.

Mais la chantilly sur la cerise sur le gateau c’est qu’il propose depuis une semaine cette solution en version Linux. C’est une béta, of course, mais croyez moi, elle est bien fonctionnelle, y compris le fameux module Documents !!

Qu’est ce qu’il a de si bien ce module Documents ?

Vous connaissez Office Online ? la version web de Microsoft Office… Hé bien c’est pareil, cela permet d’importer ses documents Word, Excel, Powerpoint…  de les éditer, d’en créer d’autres et de les partager avec gestion des droits.

Capture d’écran – Traitement de texte

Capture d’écran – Tableur

Capture d’écran – Présentation diapositives

Un très bon outil pour se faire des documents sympas, avec les limites du web toutefois (certaines lenteurs, pas encore de glisser-déposer des images…)

Et les autres modules ?

Ce serait long à vous expliquer toutes les fonctionnalités alors je vous invite à vous rendre sur l’article de Charles qui a fait un très bon descriptif du produit.

Pour tester, 2 solutions…

Vous pouvez commencer par tester la version SAAS, en quelques minutes vous pourrez utiliser directement votre nouveau portail.

Soit vous partez directement sur la version funky-technico-geek et vous vous montez une petite VM sous Ubuntu 14.04 (j’ai échoué sous Debian) et en 5 commandes chrono vous pourrez profiter de votre nouveau serveur, tout cela en moins d’une heure.
1 – Ajouter dans /etc/apt/sources.list :

deb http://download.onlyoffice.com/repo squeeze main

2 – Télécharger et installer la clé :

sudo wget http://download.onlyoffice.com/repo/onlyoffice.key
sudo apt-key add onlyoffice.key

3 – Mise à jour des paquets :

sudo apt-get update

4 – Installer ONLYOFFICE:

sudo apt-get install onlyoffice

Conclusion

Je vous invite vivement à tester cette solution, pratique, ergonomique qui peut être une alternative efficace à Office 365 ou Google Docs pour les personnes (de plus en plus nombreuses) qui se méfie, à juste titre, de la mainmise des géants du web.

Pour les accrocs de la bureautique, ces solutions ne remplacent pas, en terme de fonctionnalité et de vitesse, une version locale de ses logiciels mais de pouvoir atteindre ses documents de partout et pouvoir travailler en mode collaboratif… Quel confort !

Bravo à cette petite équipe qui fait un travail formidable… avec un site de qualité et en grande partie francisé, ce qui est assez rare pour le préciser.

Si vous inscrivez avant la fin de mois de novembre, le stockage est illimité… Dépêchez-vous !